3 astuces pour réduire les notes de frais ?
Aujourd'hui, le problème majeur dans les entreprises est la gestion des notes de frais et la façon de les rembourser, ce qui peut rapidement devenir un cauchemar pour votre service financier. Le présent article vous permettra de savoir comment limiter les risques sur les notes de frais.
Définir des politiques de dépenses claires et précises
La première étape pour limiter vos dépenses professionnelles est de définir une politique de dépenses claire et précise. Bien que l'Urssaf ait défini certaines règles, rien ne vous empêche de mettre en place votre propre code pour gérer les notes de frais. Vous pouvez consulter le guide sur les notes de frais pour en savoir plus.
Ce processus peut clarifier, simplifier et mieux contrôler le processus de dépenses. Vous n'aurez donc pas ou très peu de mauvaises surprises. Par conséquent, nous vous invitons à rédiger dès que possible un document qui comprend clairement et facilement le cadre des honoraires de l'entreprise pour vos employés.
Anticiper au maximum les frais
La deuxième étape à ne pas négliger pour bien gérer la note de frais de votre structure est l'anticipation. La plupart des dépenses sont engagées par des activités de multipropriété ou des voyages. Pour limiter les déplacements et la fatigue des collaborateurs, limitez au maximum le temps de transit. Pourquoi les visioconférences et les appels téléphoniques ne sont-ils pas pris en charge ? C’est dans l’air du temps ! Sinon, attendez-vous à des voyages de longue durée ou à plusieurs repas d'affaires pour éviter les mauvaises surprises liées aux frais de réservation de dernière minute.
Traiter les dépenses à tout moment
Souvent, on attend la fin du mois pour collecter les notes de frais et les traiter. La validation à grande échelle tend à imposer une pression inutile, ce qui crée inévitablement des erreurs. Pour cela, il est conseillé de traiter les saisies-arrêts pour réduire le temps de remboursement des employés, mettre à jour les entrées de dépenses pour voir votre trésorerie en temps réel.